Yhteiskuntavastuuraportti 2015

Riskienhallinta Senaatti-kiinteistöissä

Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnasta ja riskienhallintapolitiikasta päättää Senaatti-kiinteistöjen hallitus. Hallitus seuraa säännöllisesti riskien toteutumista suhteessa riskinottoa koskeviin periaatteisiin ja riskinsietokykyyn. Hallituksen syyskuussa 2015 vahvistaman riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskienhallinnan konkreettisesta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja. Riskienhallinnan operatiivinen vastuu on talousyksiköllä.

Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa organisaation toimintaedellytysten ja strategian toteutuminen. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on mukana Senaatin toiminnoissa kautta organisaation. Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka avulla ennakoidaan, tunnistetaan ja torjutaan Senaatin toimintaan ja toimintaympäristöön liittyviä riskejä, seurataan järjestelmällisesti riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista sekä kehitetään toimintaa. Riskienhallinta on osa johtamista ja se huomioidaan päätöksenteossa.

Toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso

Riskienhallintapolitiikan mukaisesti toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso. Senaatin riskinsietokyvyn ehdoton yläraja tulee vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset voivat vaarantaa laissa määrätyn tehtävän: eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain asettamien tavoitteiden saavuttamisen oleellisilta osin. Riskisietokyvyn ylärajan ylittäviä muita asioita ja tapahtumia voivat olla esimerkiksi ihmishenkien vaarantuminen taikka maineen menetys niin, että sidosryhmien luottamus Senaatin johtoon tai toimintakykyyn järkkyy.

Vuoden 2015 aikana raportoitiin Senaatin hallitukselle riskit ja niitä koskeva toimenpidesuunnitelma ja seuranta. Vuonna 2015 tehdyt toimenpiteet riskien minimoimiseksi raportoidaan suunnitellusti hallitukselle vuoden 2016 maaliskuussa. Yhteiskuntavastuuraportin laatimishetkellä ei ole tiedossa olennaisia toteutuneita riskejä eikä poikkeamia riskienhallinnan toimenpidesuunnitelmasta.

Alla olevassa taulkossa on esitetty Senaatti-kiinteistöjen keskeisesti tunnistettuja riskejä vuodelta 2015 ja toimenpiteet riskien minimoimiseksi:

Keskeiset tunnistetut riskit vuonna 2015
Tunnistettu riski: Säästöpotentiaalin toimittaminen ei toteudu käytännössä. Senaatti-kiinteistöjä ei nähdä valtion toimitilastrategian toimeenpanijana.
Keskeiset toimenpiteet:
  • Säästöjen todentamiseksi on laadittu toimitilasäästöjen raportointiperiaatteet, jotka sisäinen tarkastus on KPMG:n avulla tarkistanut.
  • Valtion virastot ovat laatineet valtion toimitilastrategian toimeenpanosuunnitelmat, joista käy ilmi säästöpotentiaali.
  • Vahvistettu periaatteet, joilla säästöpotentiaali kirjataan ja tunnistetaan. 
  • Kehitetty kevyt ja nopea (SMART) -lähestymistapa työympäristönkehittämishankkeisiin.
  • Panostettu viestintään ja markkinointiin mm. perustamalla markkinointi- ja viestintäryhmä.
  • Suorituskykymittareiden rakentaminen aloitettu.

Tunnistettu riski: Valtionkenttä hajaantuu toimintaperiaatteissaan hallitsemattomasti ja valtion kokonaisedun vaaliminen epäonnistuu
Keskeiset toimenpiteet:
  • Rakennettu ja toimeenpantu uusi vuokrajärjestelmä. Vuokrajärjestelmän muutostarpeita ennakoitu mahdollisimman laajasti ja säännönmukaisesti. Vuokranalennus toteutettu onnistuneesti ja ennakoidusti. Asiakkaita on tiedotettu säännöllisesti. 
  • Asetuksella säädetty valtion tilatiedot koottavaksi. Tilaehdotusmalli on toteutettu ja otettu valtiohallinnossa käyttöön pääasiallisena HTH-tietojen raportointitapana varmistaen laadukkaampi ja ajantasaisempi tieto valtion tilankäytöstä ja kustannuksista.
  • Rekrytoitu neljä tilatietohenkilöä vastaamaan tietojen hallinnasta. HTH-tilatietojärjestelmän tiedot toimivat säästösuunnitelmien perustietoina.

Tunnistettu riski: Puutteet sisäolosuhteissa aiheuttavat merkittäviä tulonmenetyksiä, korjauskustannuksia sekä maineen menetyksen.
Keskeiset toimenpiteet:
  • Sisäolosuhdeongelmien hallintaa ja ennakointia parannettiin mm. organisoimalla sisäilmatoiminta uudelleen ja palkkamalla sisäilma-asiantuntija.
  • Panostettu erityisesti ennakoivan sisäolosuhdettoimintamallin kehittämiseen ja ennakoiviin tutkimuksiin (mm. sisäilmakoira).
  • Järjestetty koulutusta kiinteistöpäälliköille sekä siivoojille ja kiinteistöhuollolle.
  • Rakennushankkeissa lisätty sisäilman varmistuskonsultointia ja hankkeiden vetovastuu siirretty rakennuttajapäällikölle, jolla varmistetaan, että sisäilmatutkimukset tehdään ajoissa.
  • Varuskuntiin perustettu pysyviä sisäolosuhdetyöryhmiä, jotka käsittelevät koko varuskunnan sisäolosuhdeasioita.
  • Palvelupyynnöissä raportoidaan sisäolosuhdepalvelupyynnöt muista erillään.

Tunnistettu riski: Talousrikollisuuden riittämätön torjuminen hankinnoissa
Keskeiset toimenpiteet:
  • Talousrikollisuuden torjunnan ohjeistuksen ja sopimusehtojen päivitystyö on aloitettu vuoden 2015 loppupuolella ja työ jatkuu edelleen vuonna 2016.
  • Senaatti-kiinteistöjen hankintaohje on päivitetty tarvittavilta osin. Hankintaohje tullaan käymään läpi hankintalain uudistuessa vuoden 2016 aikana.
  • Tarkastuksia on suoritettu 36 kpl vuonna 2015.