Yhteiskuntavastuuraportti 2015

Kertomusvuoden työympäristökehittämisen asiakasprojekteja

TE-palvelut siirtyi uuteen toimintatapaan ja sen myötä uudistui myös työympäristö ja perinteisestä koppikonttorista siirryttiin yhteiseen tilaan.

Vuoden 2015 aikana oli käynnissä useita työympäristökehittämiseen liittyviä projekteja asiakkaiden kanssa. Tavoitteena on kehittää toimitiloja ja työympäristöjä, jotka mahdollisimman hyvin tukevat asiakkaan toimintaa ja uusia työnteon tapoja, ovat tilankäytöltään tehokkaita ja joiden avulla asiakkaiden toimitilakustannukset alenevat. 

Luonnonvarakeskukselle (Luke) toteutettiin Viikin ja Jokioisten toimipisteitä koskeva laaja työympäristökehittämisen projekti, jossa tuotettiin monitilaympäristöperiaatteella uusi toimistotiloja koskeva työympäristöratkaisu. Luken toiminnot siirtyvät Viikkiin vuoden 2016 lokakuussa. Tilat ovat Helsingin yliopiston omistamat, ja Senaatti-kiinteistöt toimii ratkaisussa edelleen vuokraajana. Ratkaisun toteuduttua Lukella on tilaa pääkaupunkiseudulla vain noin puolet nykyisestä. Tilatehokkuus tulee olemaan 11 m²/hlö. Luken tilankäytön tiivistämisellä tavoitellaan yhteensä 1,3 miljoonan euron säästöjä.

Työympäristökonsepteja luotiin myös mm. Maahanmuuttovirastolle, Valtiokonttorille ja Maanmittauslaitoksen paikkatietokeskukselle. Valtioneuvoston hallintoyksikölle (VNHY) toteutettiin työympäristöratkaisu Arppeanumin historiallisesti arvokkaaseen miljööseen, ja UM:n viestintäosastolle Katajanokalla sijaitsevaan vanhaan makasiinirakennukseen.

Vuonna 2015 kehitettiin työympäristöjen kehittämiseen nopea ja kevyt lähestymistapa SMART.

 

Senaatti-kiinteistöt kehitti vuoden 2015 aikana  työympäristöjen kehittämiseen nopean ja kevyen lähestymistavan (SMART). Lähestymistapaa hyödynnettiin Tilastokeskuksen työympäristökehittämisprojekteissa ja soveltaen PRH:lle. Fimean  ja Valviran toimitilat muutettiin osittain monitilaksi. Projekteissa toteutettiin kevyt työympäristön kehittämisprojekti, jota täydennettiin osallistavalla sisustussuunnittelulla ja muutosjohtamisella.   

Valtakunnallisten konseptien kehittäminen

Valtakunnallisen konseptin kehittäminen on Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalvelu, jossa laajan toimipisteverkoston omaavien hallinnonalojen tulevaisuuden toimintamallit ja niihin liittyvät tila- ja teknologiaratkaisut kehitetään ja kuvataan ohjeiksi.

Konseptit ja niihin liittyvät suunnitteluohjeet kiteyttävät strategisen tahtotilan ydintoiminnalle, tulevaisuuden työympäristölle ja toimitiloille: fyysisille tiloille ja kalusteille, tilan¬käytölle ja siihen liittyville toimintatavoille, informaatio- ja kommu­nikaatiovälineille (ICT) sekä visuaalisille elementeille ja symboleille. Valmistuneet konseptit kattavat linjauksillaan jo yli 35 000 valtionhallinnon työntekijää.

Vuonna 2015 valmistuivat muun muassa vankilakonsepti ja TE-palvelujen asiakaspalvelukonseptia tukeva asiakaskokemuksen kehityshanke. Molemmissa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä asiakasymmärryksen luomiseksi ja kuultiin loppukäyttäjiä eli palvelujen asiakkaita sekä henkilöstöä. Puolustusvoimien kanssa käynnistettiin yhteistyö kaikki puolustushaarat kattavan konseptin kehittämiseksi.

Poliisitalokonsepti ja suunnitteluohjeet olivat käytössä kaikissa poliisihallinnon toimitilaratkaisuissa ja rakennushankkeissa vuonna 2015 ja oikeushallinnon konseptia sovellettiin vuonna 2015 asiakaspalvelu- ja taustatyötilojen suunnittelussa lukuisissa hankkeissa eri puolilla Suomea.  Lisäksi päivitettiin Maanmittauslaitoksen monipaikkaisen työn konsepti Oulun pilotin perusteella. Aluehallintovirastojen valtakunnallisen konseptin kehitys jatkui pilotoimalla uusia ratkaisuja Pohjois-Suomen AVI:n kanssa Oulussa.

 Oulun AVI

Pohjois-Suomen aluehallintoviraston vastuualueet testasivat uusia työnteon tapoja ja työympäristöratkaisua Oulussa vuoden 2015 aikana. Pilottitilan toteuttamisen ja jälkiarvioinnin tavoitteena on luoda käytännössä testattu suunnitteluohje AVI:en työympäristöhankkeiden toteuttamiseen.

Käytäntöön vietyinä konseptit tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta, nopeutta, helppoutta sekä kustannusten säästöä. Lisäksi konseptien avulla muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille. Virastojen asiakkaat ja sidosryhmät puolestaan hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa.

Työympäristökehittäminen laboratorioissa

Erityistilojen kuten laboratorioiden käyttötehokkuuteen esimerkiksi synergiaetuja hyödyntämällä panostettiin vuonna 2015 työympäristökehittämisen keinoin.

VTT:n kampustarkastelussa kartoitettiin eri puolella Suomea sijaitsevien suurimpien kampusten (esim. Espoon Otaniemen) toimisto- ja laboratoriotilojen tehostamis- ja synergiapotentiaalia. Strategisten tavoitteiden pohjalta luotiin eri skenaariota, joiden pohjalta laadittiin suunnitelma siitä, mistä kiinteistöstä on mahdollista luopua ja mitä kehittää edelleen tulevaa käyttöä varten.

Eviran toimisto- ja laboratoriotiloja Viikissä kartoitettiin ja kehitettiin pohjaksi tilankäytön tehostamiselle ja uusia työnteon tapoja tukevalle työympäristöratkaisulle. Lisäksi mm. esimiehille järjestettiin työpaja, jossa etsittiin yhdessä ratkaisuja yksiköiden kannalta keskeisiin työympäristömuutokseen liittyviin kysymyksiin.

Muutosjohtaminen noussut keskiöön

Työympäristöjen muuttuessa ja työnteon tapojen uudistuessa muutoksen johtaminen on noussut merkittävään rooliin. Useat asiakkaat, kuten Valtioneuvoston hallintoyksikkö, työ- ja elinkeinoministeriö, ympäristöministeriö, TE-toimistot, ELY-keskus , Viestintävirasto ja Maanmittauslaitos, hyödynsivät Senaatti-kiinteistöjen tarjoamaa muutosjohtamisen asiantuntijapalvelua työympäristökehittämisprojekteissaan.