Yhteiskuntavastuuraportti 2015

Turvallisuussopimukset ohjaavat toimittajaverkoston toimintaa

Kokonaisostot vuonna 2015 olivat noin 490 miljoonaa euroa, mikä on 79 % Senaatti-kiinteistöjen liikevaihdosta. Suurimmat hankinnat olivat investointeihin liittyviä hankintoja, joita tehtiin yhteensä noin 260 miljoonan euron arvosta. Senaatti-kiinteistöillä oli kertomusvuonna aktiivisia toimittajia noin 3 800 (4 000), joista kertatoimittajia oli hieman yli 1 200 (1 400). Rahavirrasta noin 80 % syntyy 200 suurimman toimittajan laskutuksesta.

Kertomusvuonna otettiin käyttöön yhteiset turvallisuussopimusmallit sekä asiakkaille että toimittajille. Turvallisuuteen liittyvät kysymykset sekä pyrkimys turvallisuuteen liittyvien riskien hallintaan on korostunut muun muassa uuden tietoturvallisuusasetuksen vuoksi. Valtion virastot ja muut yksiköt haluavat varmistaa toimintansa turvallisuuden myös käyttäessään ulkoisia palveluntoimittajia. Tyypillisiä aiheita turvallisuussopimuksille ovat esimerkiksi tietojen salassapito, pääsy asiakkaan suojattaviin tietoihin ja tietojen asianmukainen käsittely, sekä henkilöiden hyväksyttämiseen ja turvallisuusselvittämiseen liittyvät menettelyt.

Tavoitteena on nostaa talousrikollisuuden torjuntaan tähtääviä tarkastuksia kolmanneksella vuonna 2016.

 

Uusille yhteistyökumppaneille koulutetaan uudet toimintaperiaatteet. Kaikki uudet puitesopimuskumppanit koulutetaan turvallisuusasioista. Toimittajien sähköisen koulutusympäristön hankinta käynnistettiin ja tavoitteena on kasvattaa vuoden 2016 aikana verkoston osaamista turvallisuus ym. asioista uuden palvelun avulla. Talousrikollisuuden torjuntaan liittyvien tarkastusten määrää lisättiin vuonna 2015 ja uutena tarkastuskohteena otettiin mukaan toimitilapalvelut. Tarkastusten määrää kasvatetaan edelleen noin kolmanneksella vuonna 2016.

Sähköisen hankintajärjestelmän käyttö kasvoi merkittävästi

Senaatti-kiinteistöt on kertomusvuonna kehittänyt hankintatoimintaansa muun muassa edistämällä hankintojen sähköistämistä. Hankintatoimen sähköistämisellä parannetaan hankintatoimen ohjattavuutta, lisätään läpinäkyvyyttä sekä tehostetaan hankintaan liittyvien toimintojen ja asiakirjojen hallintaa. Toiminnot sisältävät muun muassa sähköisen kilpailuttamisen, sopimustenhallinnan, tilaamisen ja toimittajuudenhallinnan.

Sähköisen hankintajärjestelmän käyttö kasvoi vuonna 2015 noin 10 % kaikista hankinnoista. Lisäksi kertomusvuonna jatkettiin sopimustenhallintajärjestelmän kehitystyötä, joka on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2016 aikana. Senaatti-kiinteistöt osallistui valtion yhteisen kilpailutusjärjestelmän kehitystyöhön, jonka kautta jatkossa tehdään kaikki kilpailutukset. Pilotointi järjestelmästä tehtiin syksyn 2015 aikana ja järjestelmä otetaan käyttöön vuonna 2016.

Senaatti-kiinteistöt on pyrkinyt aktiivisesti edistämään ympäristöystävällisen verkkolaskutuksen kasvua. Vuonna 2015 vastaanotettiin 89 (86) % kaikista laskuista verkkolaskuina.

490

miljoonaa euroa  kokonaisostot vuonna 2015