Yhteiskuntavastuuraportti 2015

Toimittajaverkoston hallinta

Yhteiskuntavastuullisesti toimiva toimittajaverkosto on nostettu yhdeksi Senaatti-kiinteistöjen strategian keskeiseksi tavoitteeksi.

Senaatti-kiinteistöissä laadittiin kertomusvuoden aikana hankintatoimen periaatteet ja organisointi -niminen asiakirja, joka korvasi hankintastrategian. Asiakirjassa määritellään hankintatoimen periaatteet, päämäärät ja tavoitteet sekä hankintatoimen johtamis- ja toimintamalli. Tulevaisuudessa asiakirjan jalkautus suoritetaan loppuun ja se tuodaan osaksi Senaatti-kiinteistöjen johtamisjärjestelmää.

Senaatti-kiinteistöjen johto päättää hankintatoimen johtamisesta ja keskeisimmistä linjauksista. Senaatti-kiinteistöjen hankintatoimea hoitaa hankintatiimi, joka koostuu hankintakategorioiden asettamista edustajista. Hankintatiimin tehtävänä on hankintatoimen ohjaaminen ja kokonaissuunnittelu hankintaohjeistuksen avulla. Hankinnan kategoriaryhmien vastuulla on kategoriasuunnitelmien ylläpito ja toteuttaminen sekä toiminnan kehittäminen kategorioissa. Hankintakategorioita ja toimitusketjuja on viisi kappaletta.

Hankintaketjun hallinta

Senaatti-kiinteistöjen tavoitteet hankinnoissa ovat:

  • Hankintatoimen aseman selkeyttäminen ja vahvistaminen. 
  • Yhteistyön lisääminen valtion yhteishankintayksikkö Hanselin kanssa. 
  • Toimittajuuden hallinnan kehittäminen, mm. puitekumppanuuksien käytön lisääminen.
  • Hankintatoimen tehokkuuden parantaminen ja seurannan kehittäminen. 
  • Hankintaa tukevien järjestelmien kehittäminen. 
  • Hankintaosaamisen kehittäminen. 
  • Hankintaohjeistuksen parantaminen. 
  • Hankintamenettelyjen monipuolistaminen. 
  • Kestävän kehityksen ja sosiaalisten näkökulmien huomioiminen hankinnoissa. 
  • Talousrikollisuuden torjuminen. 
  • Turvallisuuden ja tietoturva-asioiden huomioiminen. 

Hankintatoimen riskienhallinta on osa jatkuvaa toimintaa. Vuosittain arvioidaan keskeisimmät hankintojen riskit, joille tehdään toimenpidesuunnitelma niiden ennaltaehkäisemiksi. Joitakin riskejä on vuoden 2015 aikana toteutunut osittain (esim. rakennusurakoitsijoiden konkurssit, jotka johtaneet aikatauluviivästyksiin hankkeissa) huolimatta riskienhallintatoimenpiteistä. Vuoden 2016 keskeisimmät riskit liittyvät talousrikollisuuteen, maineeseen ja resurssien riittävyyteen hankintatoimen ohjaamisessa ja kehittämisessä.

Toimittajien valinta ja valintakriteerit

Senaatti-kiinteistöt noudattaa julkisena toimijana hankinnoissaan hankintalakia. Vuonna 2016 muuttuva hankintalaki edellyttää henkilöstön kouluttamista ja uusien hankintamenettelyjen omaksumista sekä käyttöönottoa. Senaatti-kiinteistöt kouluttaa henkilöstöään kevään 2016 aikana ja jatkaa koulutuksia myöhemmin syksyllä. Myös esimerkiksi hankintojen malliasiakirjat päivitetään uuden lain mukaisiksi.

Senaatti-kiinteistöjen kumppanuudet ovat pääosin operatiivisia 2–4 vuoden välein kilpailutettavia puite- tai vuosisopimuksia, jotka ovat sekä valtakunnallisia että alueellisia. Kilpailutuksissa valintakriteereinä käytetään sekä hintaa että laatua. Lisäksi toimittajilta edellytetään Senaatti-kiinteistöjen talousrikollisuuden torjuntaohjeessa määriteltyjä vaatimuksia, jotka koskevat mm. tilaajavastuulain edellyttämien selvitysten toimittamista, henkilötunnisteiden käyttämistä ja urakoitsijoiden ketjuttamista. Senaatti-kiinteistöjen toimittajille tehdään turvallisuusselvitykset asiakkaan toiminnan niin vaatiessa.

Senaatti-kiinteistöt on ollut edelläkävijänä alallaan talousrikollisuuden torjunnassa ja ohjeistuksen kehittämisessä. Ohjeistukset ovat julkisia ja kaikkien hyödynnettävissä. Lue Talousrikollisuuden torjuntaohjeistus Senaatti-kiinteistöjen kotisivuilta.

Senaatti-kiinteistöjen toimittajuuden hallinnasta on kerrottu myös seuraavissa osioissa:

Puitesopimuskumppanuudet ja toimittajien lukumäärät

Työvoimaintensiteetti