Yhteiskuntavastuuraportti 2015

Kumppanit

Senaatti-kiinteistöjen strategiassa yhteneväisesti ja yhteiskuntavastuullisesti toimiva toimittajaverkosto ja sen hallinta on yksi keskeinen strateginen tavoite. Senaatti-kiinteistöjen toiminta palvelutuotannossa perustuu kumppanuuteen ja verkostoitumiseen palvelutoimittajien kanssa.

Keskeiset saavutukset vuonna 2015

  • Hankinnoissa kilpailutettiin puitesopimuksia uusilla osa-alueilla, joita olivat mm. BIM-koordinointi, kustannussuunnittelu ja rakennusmittaus. 
  • Kokonaisostot olivat noin 490 miljoonaa euroa ja toimittajia oli yhteensä noin 3800. Kertatoimittajien lukumäärä pieneni edellisvuodesta. Verkkolaskuina vastaanotetaan tällä hetkellä 89 % kaikista laskuista. 
  • Edistettiin hankintatoimen sähköistämistä valtion yhteisen kilpailutusjärjestelmän pilotoinnilla ja sähköisen sopimustenhallinnan kehitystyöllä. 
  • Otettiin käyttöön yhteiset turvallisuussopimusmallit. 
  • Toimittajien sähköisen koulutusympäristön hankinta käynnistettiin. 

Senaatti-kiinteistöjen verkostomainen toimintatapa edellyttää sekä verkostojohtamisen osaamista että menetelmiä. Senaatin roolin kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että toimittajaverkosto on toimiva ja sitä johdetaan aktiivisesti. Verkoston johtamisen yksi keskeinen työkalu on puitesopimukset, jotka keventävät ja tehostavat Senaatti-kiinteistöjen käytännön hankintoja. Puitesopimuksen piirissä on useampi kumppani, joiden kanssa on etukäteen sovittu sopimusehdoista. Yhteistyökumppani valitaan tapauskohtaisesti.

Puitesopimuksilla varmistetaan palvelun saatavuus ja laatu. Pitkät puitesopimukset edistävät toimittajien ja Senaatti-kiinteistöjen oman toiminnan kehittymistä toistuvuuden ansioista. Lisäksi toimittaja ehtii viemään Senaatti-kiinteistöjen turvallisuus- yms. ohjeistukset osaksi oman organisaationsa toimintaa. Vuoden 2016 aikana Senaatti-kiinteistöissä tarkennetaan verkoston johtamisen tavoitteita. Lisäksi hankintojen suunnittelu- ja seurantamallia kehitetään vuonna 2016.

Senaatti-kiinteistöillä oli kertomusvuonna noin 3 800 aktiivista toimittajaa.

 

Uusin kumppanuuksin eteenpäin

Senaatti-kiinteistöjen kumppanuudet ovat pääosin operatiivisia 2-4 vuoden välein kilpailutettavia puite- tai vuosisopimuksia, jotka ovat sekä valtakunnallisia että alueellisia. Vuonna 2015 pääsiallisesti valtakunnallisia kumppanitoimittajia oli 83 (66) kappaletta. Lisäksi on kilpailutettu eri osa-alueissa alueellisia osaajia. Operatiivisten kumppanuuksien ja puitesopimusten tavoitteena on kattaa kaikki lukumäärältään ja rahavirraltaan merkittävät hankinnat ja mm. vähentää kertatoimittajien määrää.
Kumppanit koulutetaan sopimuskauden alussa hyödyntämään Senaatti-kiinteistöjen toimintamalleja ja järjestelmiä. Lisäksi vuosittain pidetään tarvittaessa kehityskokouksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Palvelujen hankinnoissa Senaatti-kiinteistöt tekee tiivistä yhteistyötä Hansel Oy:n kanssa ja hyödyntää Hanselin kilpailuttamia palveluntarjoajia. Senaatti-kiinteistöillä on itse kilpailuttamia kumppanitoimittajia muun muassa kiinteistökehityksessä, kiinteistöjen hoidossa, rakennuttamisessa, työympäristökehittämisessä ja kopiointipalveluissa. Uusia puitesopimuskumppanuuksia on tehty vuonna 2015 muun muassa seuraavilla hankinnan osa-alueilla: BIM-koordinointi, kustannussuunnittelu ja rakennusmittaus. Aiemmin nämä olivat osa-alueita, joista hankittiin tilaus kerrallaan ja toimittajia oli useita. Kilpailutettujen puitesopimuksien kautta hankinnat näillä osa-alueilla ohjataan jatkossa nimetyille kumppaneille.

Erityisesti pitkäjänteistä työtä on tehty kiinteistöhoidon kumppaneiden kanssa, josta on kerrottu tarkemmin Kiinteistöjen ylläpito –osiossa.